常州经开区一家青少年篮球培训机构，周末下午连排五个班，家长把孩子送到地下一层球馆，就靠在走廊里刷手机等下课。负责人陈教练自己一周要带十几节课，下课后还要坐在前台翻微信聊天记录，把第二天要上课的名单抄到纸上，再拿红笔一排排打勾。
旧流程最磨人的是“约课不统一”。每周教务在家长群里发接龙，让家长按“孩子姓名＋上课时间＋周几”回复。想法是好的，但总有家长只丢一句“我们上四点的”或者“今天临时有事，下次再来”。真到了上课那天，教练得从五十多条消息里捞出实际到场的人，写错名字是常有的事。中途家长请假不走接龙，只私信跟老师说；老师口头答应补课，Excel 里又没有“补课”这一栏，月底对课时就成了糊涂账。
2026年3月，陈教练联系了常州飞傲软件科技有限公司。开发方听说是本地项目，直接把第一次沟通约到了球馆现场。那天刚巧有家长在问前台“我儿子上周发烧没来，现在还剩多少节课”，前台先翻付款记录，又翻了一遍纸质签到本，前后花了七八分钟才给答复。开发方在现场把这个过程完整看了一遍，过了几天给出一版分阶段功能方案，方案没有另外收费。后来双方签正规合同，按阶段验收付款，没有出现额外追加费用。
家长端最先上的是约课和请假。家长打开小程序能看到一周班表，选好日期和时段后提交，系统先从学员课时包里冻结这一次课，真正到场核销后才算正式扣除。开课前1小时家长可以自助取消，课时原路退回，空出来的名额同时释放回流，其他想补课的学员马上就能约走。以前口头请假占了名额、教练空等的情况基本没有了。
签到方式也改过一次。最初计划让家长扫二维码签到，测了一轮发现不行——球馆在地下，手机信号不稳定，二维码经常加载半天。最后改为给每个学员生成固定4位签到码，学员到馆报码，教练在自己手机上输入核销，核销页面会同时出现学员姓名，方便教练再确认一遍，号报错了也扣不到别人课时。教练端没有复杂的操作，当天打开系统就是这份课的名单；课后想标记某个孩子缺勤，需要补填一句原因，后台留痕。
老学员的历史课时数也做了认真整理。旧Excel里既有20次学期卡，也有暑假不限次卡，管理员提前给每个旧学员建档并录入剩余课时和有效期，同时约定扣课规则：同时拥有多个课时包时，优先扣先过期的那一批；类似暑假卡只用于假期集训班，平时周末班不能误扣。家长端能直接看到剩余次数、过期时间和每一笔消课流水，省掉大量“我打电话问前台”的沟通成本。
还有一个特色功能是体验课管理。新学员来试听，先在小程序里选时段报名，后台自动生成“待体验”档案；试听核销后，档案状态转入“已试听待跟进”，按日期倒序排好。陈教练原来的做法是拿空白登记表让家长手写，本子偶尔被文件盖住，过两周想回访都找不到联系方式。现在一周打开后台查一次，回访名单是现成的。
聊到第二版时，陈教练原本想加签到积分换礼品，让孩子攒积分换球衣和手环。开发方没有直接否掉，只是问了一句：“积分上线后谁来负责采购奖品、核对兑换记录、处理家长对积分规则的疑问？”陈教练想了想，场馆行政就是前台一个人，还要兼职财务。最后决定第一版不排积分模块，只预留活动配置的接口，等以后有专人再上。这个功能没做，反而让主流程更早投入使用了。
交付时，开发方按合同把源码和数据库脚本一并给了陈教练，后续场馆迁新址、增减班型或调整课时规则，都能在自己的代码基础上继续扩展，不存在被某一家公司绑死的问题。现在陈教练说，月底不用再翻三个月前的聊天记录来证明谁请过假，系统里每一笔扣课、退课、补课都有原因。
FAQ：
问：家长临时请假，课时到底怎么算？会不会被系统多扣？
答：开课前1小时在小程序提交取消，系统自动把请假这节课退回课时包，不产生扣费；开课前不足1小时才请假，会被平台记录为请假状态，按机构原有的请假规则处理。每次退课或扣课都会生成流水，家长端能看到变化说明，不用再靠聊天记录争对错。
问：场馆在地下室，手机信号不好，孩子签到会不会卡住？
答：签到采用的是每人固定4位签到码，不依赖网络扫码页面。教练可以先在本机记录学员报出的号码，等网络恢复后批量提交核销，不会因为信号弱漏记。签到时系统会同时显示学员姓名，教练也会口头确认一下，防止报错号。
问：老学员手上有不同种类的课时卡，系统优先扣哪一种？
答：后台给每个课时包单独设有效期和使用班型，扣课顺序可由双方约定后配置。比如平时周末班自动先扣先过期的次数卡，暑假集训班才使用不计次数的假期卡，家长端展示剩余课时时也按这个顺序扣减，账目对得上。