2026年春季班开课前，常州本地一家少儿书法美术培训机构找到常州飞傲软件科技有限公司。机构有三个班型：硬笔书法、软笔书法、儿童创意美术，教务老师两人，兼职老师七八位。那时排课表放在前台电脑的Excel里，每周五下午教务要把下周课表截图发到六个家长群。家长在群里问“这周是不是换教室”，消息很快被其他接龙刷上去。前台还得重复发地址、价格表和试听安排。
体验课登记也麻烦。招生季家长到店，前台拿纸质表格让填孩子姓名、年龄、想学毛笔还是画画。一天下来十几张纸，字迹潦草的回访时要打电话确认。老师上完课拍的学生作品留在各自手机里，学期末做作品集，教务得在微信聊天记录里翻图片，再一张张下载。机构负责人说，不想再让老师把时间花在爬楼和找图上了。
先做能天天用上的四个入口
最初负责人列了一长串需求：商城卖毛笔宣纸、直播课、打卡积分、AI点评、家长社区。开发方和机构坐下来过了一遍预算和上线时间。2026年春季班前必须能用，第一版如果全做，测试和培训都会拖长。团队建议先上排课通知、请假补课、作品集、体验课预约，商城和直播放二期。负责人想了两天，同意先跑这四个。
- 排课通知：教务在后台按班级导入课表，选老师、教室、时间。系统提前一天给家长发服务通知，家长点开能看到孩子班级、上课时间、教室、需要带的工具。临时调课，教务改一条记录，后台显示哪些家长已读、哪些未读，未读的可以一键补发。
- 请假补课：家长在小程序里选对应课程，提交请假原因。教务后台收到后标记是否安排补课，补课时间定下，家长端同步更新。以前微信群接龙，老师要一条条统计谁请假、谁要补。
- 作品成长档案：老师课后用手机拍照上传，选班级和学生，写一句点评。家长端按时间轴看自家孩子作品。后台按学期归档，学期末做画册时，教务直接按学生导出图片和点评。
- 体验课预约：家长填孩子姓名、年龄、意向科目、方便时间。前台后台看到线索后分配老师，状态分待联系、已预约、已到店、未到店。回访记录留在对应线索下面，不再翻纸质表。
测试时，第一版请假流程要求家长必须上传请假证明。有家长在群里说，孩子发烧还要拍病历太麻烦。开发方把证明改成可选，只选原因也能提交；老师端原本把补课安排放在三级菜单里，测试老师找不到，后来挪到首页按钮。这个调整不复杂，但减少了推广时的阻力。
后台怎么流转
排课模块里，教务先建班级，再按周复制课表。系统判断同一教室、同一老师的时间冲突，冲突会标红，但不强制阻止，因为机构有时会合班上课。家长端收到通知后，如果点开看过，后台显示已读。前台每周一早上看一次未读名单，给没点开的家长单独发微信。以前这一步靠教务翻六个群，现在变成看一张列表。
作品集上传时，老师不需要打字太多。选学生、选科目、写一句“横折钩有进步”或“颜色搭配不错”，点发布。家长端会收到一条通知。后台保留原图，也生成缩略图。教务如果要做期末画册，可以选择班级和学期，导出图片包和点评表格。机构行政后来自己改了栏目名称，把“作品集”改成“书画成长册”，因为开发方交付了源码，没锁死。
体验课预约后台有一个小线索池。前台每天下午四点看当天新预约，打电话约时间。家长临时不来，前台把状态改成未到店，并在备注里写原因。第二周回访时，直接按状态筛选。之前纸质表经常出现同一个孩子重复登记，现在用手机号去重。
项目里的取舍和交付
这个项目没有做商城，也没有做直播。负责人一开始担心家长想在小程序里买材料，但试运行一个月后，前台发现家长更习惯在店里直接拿。材料购买暂时放回线下。开发方在合同里写清第一版功能范围和费用，没有额外收费项，交付时把源码、数据库说明、后台操作文档一起交给机构。常州飞傲软件科技有限公司的对接人前期上门过几次，对着白板把排课、请假、补课流程画出来，再让教务照着原型点一遍。上线前，教务和兼职老师各做了一次培训，主要讲怎么改课表、怎么上传作品、怎么处理请假。
现在，教务不再每周五下午手工截图发六个群；家长看课表和作品有固定入口；前台回访体验课线索时，能直接看到上次沟通记录。机构没有把小程序当成万能工具，它先解决了日常最频繁的几件事。二期是否加商城，负责人说要看2026年秋季班后的实际使用情况再定。
关键词：常州书法美术小程序,少儿书画机构小程序,排课通知小程序,作品集小程序,常州小程序开发
常见问题 FAQ
Q：这个小程序的课表通知和微信群发比，具体差在哪？
A：教务在后台改课表，系统提前一天发服务通知，家长点开看班级、时间、教室和工具。后台能看到已读未读，未读可补发。微信群容易被接龙刷屏，家长漏看后还是打电话问前台。
Q：作品成长档案是老师上传还是家长上传？
A：老师课后手机拍照上传，选班级和学生，写一句点评。家长端按时间轴查看。后台按学期归档，可导出图片和点评表，方便做期末画册。
Q：书法美术机构做小程序，第一版要不要加商城卖材料？
A：该项目第一版没加。试运行后，家长更习惯在店里直接拿材料，商城放二期。如果预算和上线时间紧，先把排课、请假、作品集、体验课预约跑顺。
Q：体验课预约后台能记录哪些状态？
A：分待联系、已预约、已到店、未到店，备注可写回访记录。前台按状态筛选，手机号去重，避免同一孩子重复登记。