这家机构在常州有两个教学点，主要做少儿中国舞和街舞，全职老师加前台一共十来个人。2026年年初沟通时，负责人说最头疼的不是没家长问，而是问进来之后前台接不住。三个家长群每天都有消息：“周六还有试听课吗？”“我家孩子6岁，能上哪个班？”前台要一边翻聊天记录，一边对Excel里的课表，有时老师临时调课，群里通知还被新消息顶掉。到了晚上，前台再把当天试听名单手抄到本子上，第二天再录进电脑。
一、原来的操作方式：每个环节都靠人盯
试听预约原来走微信群接龙。家长在群里发“孩子姓名+年龄+想试的舞种”，前台复制到表格，再私聊确认时间。遇到两个家长同时报同一个时段，前台只能一个个解释改约。老师上完试听课，拿纸质表勾一下到课，前台晚上录课时。续费提醒更麻烦，前台每周翻一次剩余课时，看到低于5次的学员，再挨个给家长发微信。她说不是不想跟，是信息太散，经常漏。
二、小程序第一版做了哪些功能
项目由常州飞傲软件科技有限公司承接。前期开发方上门面谈了一次，把前台、老师、负责人的操作分开梳理，免费出了方案。客户最初想加直播课、AI动作纠正、舞蹈服商城和积分兑换，团队评估后建议第一版先不做。预算和交付周期有限，先把约课、课时、作业打卡、续费提醒四件事跑顺。
- 试听预约：家长在小程序选校区、舞种、孩子年龄段和可约时段，提交后进入待确认。前台在后台核对老师空档，点确认后，学员信息同步到老师课表，家长收到订阅消息。满班时前台可改约其他时段，不用在群里反复解释。
- 课时记录：老师上课后在小程序点名，到课学员按规则扣课时，请假由前台确认是否补课。家长端能看到每次上课时间和剩余课时。后台按学员自动汇总，前台不用晚上再录Excel。
- 作业打卡：家长上传15秒到1分钟练习视频，按学员和日期归档。老师在小程序里用语音或文字点评，家长收到通知。以前视频发群里，几天就过期，老师要爬楼找，现在按学员列表就能看。
- 续费提醒：后台按剩余课时低于设定次数自动标记待跟进，前台看到列表后手动发提醒。没有做自动群发，因为负责人担心打扰家长，还是让前台按沟通情况判断。
三、测试后的调整和一个取舍
第一版测试时，老师反馈点名扣课时步骤偏多，要先进班级、再选学员、再确认扣课。开发方把流程改成老师端一键点名，到课默认扣课时，请假和补课才需要前台处理。这个调整后，老师上完课在教室门口就能点完。
另一个取舍是没做家长端自助请假。最初计划让家长直接在小程序请假，但舞蹈机构临时请假情况多，有的家长会当天才说，前台需要和老师确认是否影响排课。后来改成家长提交请假申请，前台确认后再同步课表，避免老师到了教室才发现少人。项目交付时，常州飞傲软件科技有限公司把源码一并交付，后续机构自己找运维也能接。
现在前台的日常动作变成：早上看小程序待确认试听，中午确认排课，晚上检查续费待跟进列表。老师上完课点名，家长在手机上看课时和作业点评。负责人说不上多先进，但至少不用每天在三个群里翻记录了。
关键词：常州舞蹈培训小程序,舞蹈机构约课系统,常州小程序开发,课时管理
常见问题 FAQ
Q：家长在小程序预约试听课后，机构前台需要怎么确认？
A：家长选择校区、舞种、孩子年龄段和可约时段提交，预约进入待确认列表。前台核对老师空档后点确认，学员信息同步到该老师课表，家长收到订阅消息；如果满班，前台可以改约其他时段。
Q：舞蹈老师怎么给学员扣课时？家长能看到剩余课时吗？
A：老师上完课在小程序点名，到课学员按规则扣课时，请假和补课需要前台确认。家长端能看到每次上课时间和剩余课时，后台按学员自动汇总，不需要前台晚上手工减Excel。
Q：作业打卡视频存在哪里？老师怎么点评？
A：家长上传15秒到1分钟练习视频，系统按学员和日期归档。老师在小程序里用语音或文字点评，家长收到通知。视频不依赖微信群文件，不会几天后过期，老师也不用爬楼找。
Q：为什么第一版没做直播课、AI动作纠正和舞蹈服商城？
A：客户最初提过这些需求，但预算和交付周期有限，团队建议先把试听预约、课时记录、作业打卡、续费提醒跑顺。上线后根据前台和老师的使用情况，再决定二期要不要加。