2026年3月，常州本地一家研学机构找到常州飞傲软件科技有限公司。该机构做周末营、夏令营和亲子研学，报名主要靠微信群发海报，家长私聊课程顾问，客服再手抄到Excel。开发方先上门聊了一次，免费出了功能清单和分期方案，合同里写明源码交付不锁死、没有额外收费。客户最初想一次做全，后面调整了节奏。
一、原来的流程：微信群、Excel和纸质签到
痛点不在“没有系统”，而在几个岗位每天都要互相找信息。
- 课程顾问在群里发海报，家长问“还有名额吗”，顾问要先翻Excel，再找财务确认收款。
- 财务收到微信转账截图，名字和营期对不上时，要在群里@家长问。一个周末营几十个孩子，核对时间不短。
- 活动前一天，客服要把报名信息从Excel复制到接龙小程序，再生成纸质名单。保险信息靠群里接龙，身份证号少一位、孩子姓名写小名的情况都有。
- 带队老师当天拿纸质名单点名，遇到换人接送，要在名单上手工改，回办公室再录一遍。
二、小程序第一版怎么做
开发方和客户把第一版压到四件事：报名、收款、通知、核销。主要功能有活动展示、报名表单、支付与线下转账、名额库存、订单管理、核销签到、通知和名单导出；特色功能是带队老师端扫码核销、候补登记、改期申请。积分、分销、社区先没做。
- 家长端报名：家长选营期、接送点，填孩子姓名、年龄、身份证号，支付定金或全款。后台自动扣减名额，生成订单，客服在后台看已支付、待支付、已取消。
- 线下转账登记：家长上传凭证并填备注，后台生成待审核订单，财务点确认收款后名额才正式占用。
- 带队老师核销：老师用微信打开带队端，扫描家长订单里的核销码，系统记录签到时间。后台按营期显示已到、未到，财务按已核销订单结算。
- 名单导出：客服按营期、接送点、年龄段筛选，导出Excel给大巴司机和保险专员。保险信息在报名时设为必填，减少后面补资料。
另外做了候补登记和改期申请。满员后家长可登记候补，有人取消，后台按顺序提醒。家长要改期，在订单里提交申请，客服确认新营期名额后操作，原订单记录保留，财务能看到差价或退款待处理。
三、测试后的两次调整
第一版做完后没有直接全量上线，先拿一个周末营试。测试当天发现两个问题。
一是报名表字段太多。客户一开始想收集过敏史、家长职业、兴趣方向，家长填到一半退出。开发方建议只留报名和保险必填项，其他信息放到开营前在订单里补充，填写步骤少了。
二是核销流程。最初设计是老师输入6位核销码，实际在营地门口操作慢，后面改成直接扫家长二维码。后台仍保留手动核销，防止家长手机没电。
客户还提过把积分和分销放进第一版，但预算和上线时间有限。团队建议分两期，先把报名、收款、核销、通知做稳。这个取舍让第一版功能少一些，但活动当天能跑起来。
现在该机构的周末营报名在小程序完成，客服主要处理改期和候补，财务在后台对账，带队老师扫码签到。开发方常州飞傲软件科技有限公司后续按合同交付了源码。整个项目没有堆很多功能，重点是让家长填得快、客服查得到、老师核得快。
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常见问题 FAQ
Q：研学活动报名后，家长临时改期怎么处理？
A：家长在小程序订单里提交改期申请，选新的营期和接送点。客服在后台先看新营期是否还有名额，确认后操作改期，原订单记录保留；如果涉及差价或退款，财务在后台看到待处理状态。这样不用在微信群里翻聊天记录。
Q：带队老师当天怎么核销签到，需要额外买设备吗？
A：不需要额外设备。老师用微信打开带队端，扫家长订单里的核销码，系统记录签到时间。后台会按营期显示已到和未到名单。如果家长手机没电，老师也可以在后台手动核销。
Q：线下转账的家长怎么确认名额？
A：家长报名时可选线下转账，上传转账凭证并填备注，后台先生成待审核订单。财务核对后点确认收款，名额才正式占用。这个流程把原来群里的截图审核移到后台，客服和财务不用在聊天记录里找图。
Q：为什么第一版没做积分和分销？
A：客户最初想一起做，但预算和上线时间有限。开发方建议先把报名、支付、核销、通知做稳，积分和分销留到二期。第一版上线后，活动当天核销和名单导出能正常用，后面再根据家长使用情况决定要不要加。