2026年3月，常州飞傲软件科技有限公司接了一个本地研学机构的开发需求。这家机构主要做周末营、春游和暑期夏令营，一年大概几十个团，每团30到60个孩子。之前的报名方式，是一张微信群接龙表加一个Excel。
一、报名像抢票，教务老师靠手抄
周五晚上八点，机构在家长群里发周末营招募，消息一条接一条。家长按“孩子姓名+年龄+身份证号+家长电话”的格式往下接，有人复制错行，有人把两个孩子的信息写在一起，还有家长先占位，过两天再补身份证号。群里有200多人，教务老师得一条条往上翻，把信息抄进Excel。一个40个名额的周末营，光整理名单就要一个多小时，碰到两个营同时招募，就得两个人对着手机抄。
更麻烦的是名额。家长在群里问“还有名额吗”，老师看到才回，回完又有人问。有时老师以为还剩5个，实际已经超了，只能在群里喊停，后面接龙的家长再一个个解释。财务那边也不轻松，家长把付款截图发在群里，财务要翻聊天记录对账，遇到两个家长同一时间转账，还得挨个问“哪个是哪个孩子的”。
二、第一版没做积分商城，先解决报名和签到
客户最初提的需求挺多：积分、拼团、社区动态、直播课，还想要一个家长论坛。开发方在面谈时问了一句：“现在最占用你们人力的环节是哪个？”负责人说，报名和活动当天的签到，基本每周都要花掉两个教务半天时间。于是第一版把积分商城和社区先放一边，只做报名、支付、签到、通知和订单管理。这个决定当时有分歧，市场那边的老师觉得社区能留住家长，但预算和上线时间摆在那里，多一个模块意味着测试周期拉长。最后定下来，第一版先把报名流程跑顺，后面再迭代。
这个调整让项目周期缩短不少。开发方是常州本地团队，可以上门面谈，机构把两个教务老师叫到一起，对了一遍报名表字段和签到流程，当场改了三个细节：身份证号设置为选填但报名后补；家长可以一次报两个孩子；每个营期单独显示剩余名额。
三、后台和老师端的实际跑法
报名页面上，家长选营期、填孩子信息、勾选同意退改规则，付定金后生成订单。后台自动把名单按营期汇总，教务老师不用再手抄，直接导出Excel或者在小程序里看。名额满的营期会自动变灰，家长提交不了。
签到环节改过一次。第一版设计的是老师扫家长手机上的核销码，测试的时候发现，集合点人多，有的家长还在翻小程序，队伍堵在门口。第二版换成老师端直接打开本车名单点签到，家长没带手机也能签，一个车40人左右，老师从上往下点，两分钟左右能点完。带队的兼职老师不用装新软件，用微信打开小程序就能看名单和家长电话。
行前通知原来发在群里，信息容易被刷掉。现在教务老师在后台编辑行前须知，选对应营期发布，家长端会收到订阅消息，订单卡片上也有提醒。退改申请也走线上，家长提交后，教务后台能看到规则算出来的退款金额，点同意或拒绝，家长端收到结果。
主要功能：
- 营期报名：家长选营期、填孩子信息、在线付定金，满员自动关闭。
- 订单管理：家长查订单、补资料、申请退款；教务后台审核和导出名单。
- 电子签到：带队老师按名单点签到，支持分车分组查看。
- 通知提醒：后台发布行前须知，家长端收到订阅消息和订单提醒。
- 带队老师端：查看本组名单、家长联系电话、签到状态。
特色功能：
- 一单多孩：一个家长可以在一笔订单里加多个孩子，适合二胎家庭。
- 剩余名额实时显示：家长不用在群里问，报名页直接看。
- 推荐码：老学员分享推荐码，新学员报名后后台记录推荐关系，方便后续返现。
整个项目从签约到第一版上线，交付周期比客户预期快，源码交付给机构，后期想加积分或者社区，可以自己找团队继续做。常州飞傲软件科技有限公司在过程中是一对一专人跟进，需求变更都走同一个对接人，没有出现开发到一半换人的情况。
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常见问题 FAQ
Q：报名时名额满了，家长还能提交吗？
A：不能。小程序报名页会实时显示每个营期的剩余名额，满员后该营期自动变灰，提交和支付入口同时关闭，家长不会再付了钱被通知没名额。教务后台如果临时加开名额，加完家长端会恢复可选。
Q：活动当天签到具体怎么操作？
A：第一版是老师扫家长手机上的核销码，实际测试时家长还在翻小程序，集合点排队。第二版改成带队老师用微信打开小程序，进入本车名单，从上往下点签到，家长不带手机也能签，一个车40人左右，大概两分钟点完。
Q：家长临时要退款，后台怎么处理？
A：家长在订单里点申请退款，系统按营期规则先算出可退金额，比如开营前7天全退、3天内退一半。教务老师在后台看到申请，核对后点同意或拒绝并填原因，家长端会收到结果，不用在群里反复问。
Q：行前通知会不会被群消息刷掉？
A：现在行前须知由教务老师在后台按营期发布，家长端会收到订阅消息，订单卡片上也有提醒。不过订阅消息需要家长报名时勾选一次，没勾选的家长只能靠首页红点，团队后来在报名提交页加了一句提示，提醒家长勾选。