2026年，常州本地一家棋牌室找到常州飞傲软件科技有限公司。店里有8个包间，前台由老板和一名店员轮班，另有一位阿姨负责清洁。项目开始前，客人订包间主要靠打电话，偶尔微信语音。前台桌上放一本纸质登记本，客人说“晚上七点，两个包间”，店员就翻本子看哪个时段空着，再用笔写包间号、手机尾号、开始时间。周末晚上电话一个接一个，店员一边收银一边接电话，有时把“七点”写成“七点半”，等客人到了才发现时间对不上。
更麻烦的是包间状态。阿姨收拾完一个包间，要走到前台说“3号好了”；如果前台正在给客人结账，这句话可能过几分钟才被记下。门口等位的客人问“还要多久”，店员只能跑去走廊看包间灯，再回来估时间。老板打烊后还要把登记本上的开台时间、结束时间、会员记账、现金和扫码收款一笔笔对，通常要四十来分钟。
一、沟通时先砍掉一半需求
该客户起初提了不少想法：想做积分商城、棋牌赛事报名、附近组局、自动发朋友圈海报，还想让顾客在小程序里直接选麻将机。开发方上门看了前台的动线，发现店员电脑操作只会开关机和简单表格，老板主要用手机。预算也有限。团队建议第一版先解决预约、开台、计时、收款、会员储值这五件事，其余功能留接口，等前台跑顺了再加。合同里把功能范围写清楚，正规合同无额外收费，前期也免费出了方案。客户接受了，删掉了赛事报名和积分商城，只保留了“组局登记”的一个简单入口，放在第二期。
二、主要功能和后台流程
- 包间预约：顾客在微信小程序里看包间类型、价格和空闲时段，选到店时间。可以付定金，也可以选到店付。后台收到订单后，如果选到店付，系统先把包间锁15分钟，前台在后台看到“待确认”。超过15分钟没人到店，前台点“释放包间”，时段重新开放。解决的是电话占线和重复登记。
- 扫码开台与计时：客人到店后扫包间门口二维码。新客扫码后，前台后台弹确认；老会员扫码直接开台，系统按设置的小时单价计时。顾客在小程序里能看到剩余时间，剩下15分钟时收到服务通知，点“续费”选加1小时或2小时。前台后台同步显示。以前用纸记开始时间，现在开台时间由后台记录。
- 会员储值：前台在后台给熟客开卡，充值方案由老板自己设置，比如充500送50，也可以按包间时段送时长。顾客消费时出示会员码，店员扫码扣费，扣费记录进后台。以前会员记账写在收银台便签上，现在可以按手机号查余额和消费记录。
- 日结报表：后台每天自动汇总开台数、包间使用时长、储值消费、待收款。老板打烊后不用再按计算器对登记本，打开手机看日结表，发现不对再翻订单。
特色功能有三个：
- 包间状态看板：前台电脑和手机同一页面显示所有包间，绿色空闲、红色使用中、黄色待清洁。阿姨收拾完，店员点一下“清洁完成”，包间变空闲。门口等位的客人问起来，店员直接看屏幕。
- 到店提醒和超时释放：顾客预约成功后，小程序发服务通知，到店前1小时再提醒。如果客人迟到，前台可以改时间，也可以释放包间。后台会留下操作记录。
- 老会员免确认开台：测试时发现老会员扫码还要等前台确认，前台忙的时候客人站在门口等。后来改成老会员信用正常就直接开台，新客和有过爽约记录的顾客仍需确认。
三、测试后的调整
第一版刚上线时，扫码开台步骤偏多。顾客扫完码，页面还要填手机号、选人数，前台再确认。试了三天，前台反馈“忙起来根本没空填”。团队把新客流程改成扫码后只授权手机号，人数由前台后台补；老会员直接开。另一个调整是定金。最初要求所有预约都付定金，有位常客说不会用，老板也不想为几十块钱让熟客为难。后来改成定金可选，但到店付的预约只锁15分钟，前台可手动延长。这个取舍让线上预约和熟客习惯都能兼顾。
项目由常州飞傲软件科技有限公司执行，一对一专人跟进，源码交付不锁死。棋牌室后续如果想加组局或赛事报名，可以自己找人接着开发，也可以再找原团队。上线一段时间后，老板反馈电话咨询少了一些，具体减少多少没有统计；前台最直接的变化是，包间状态不用来回跑着问，日结对账从四十来分钟变成看一张表再核对几笔异常订单。
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常见问题 FAQ
Q：棋牌室顾客预约后没到店，包间会一直被占着吗？
A：如果顾客选到店付，后台默认锁15分钟，前台可点释放；如果付了定金，按约定保留，前台也可改时间。释放后时段重新开放，其他顾客能看到。
Q：老会员和新客扫码开台有什么不同？
A：老会员信用正常扫码后直接开台，系统按小时单价计时；新客扫码后前台后台需确认，避免误开或恶意占台。后台会记录开台时间和操作人。
Q：会员储值消费怎么扣，老板能看到记录吗？
A：前台在后台给顾客开卡充值，顾客消费时出示会员码，店员扫码扣费，余额和消费明细进后台，老板可按手机号查。
Q：小程序后台能不能直接看包间状态和日结？
A：可以。包间状态看板显示空闲、使用中、待清洁；日结报表自动汇总开台数、包间时长、储值消费和待收款，前台可标记异常订单。