2026年春天，常州飞傲软件科技有限公司接触到常州本地一家箱包店。门店在商圈里，主营拉杆箱、双肩包和通勤包，也接企业礼品定制。店里三个店员，老板平时还要跑供货商。项目开始前，客户问款式基本靠微信发图，店员在手机相册里翻半天；企业定制需求用Excel记，公司名、数量、LOGO位置、交期经常对不上。这个案例不是从“获客难”讲起，而是从一张张聊天截图和手写单开始。
一、原来的操作：客户要图，店员翻相册；定制单靠Excel
门店日常最花时间的是选款。客户在微信问“有没有黑色20寸拉杆箱”，店员要先在相册找图，再问仓库有没有货。遇到新款，图片还没整理，只能拍样品发过去。客户到店看中后，店员手写开单，晚上老板再录进Excel。企业客户更麻烦：采购在微信群里发要求，比如“50个双肩包，印公司LOGO，4月20日前要”，店员截图保存，老板回来再一条条整理。客户问进度，店员要翻聊天记录，有时得打电话问工厂。
客户最初列的需求很多：会员积分、分销、直播、拼团都想加。沟通时，开发方建议先看店员每天实际在做什么。最后确定第一版只解决四件事：看款、选款、定制询价、订单进度。分销和直播被放到后面，原因是店员只有三个人，后台太复杂没人维护。这个取舍客户一开始不太接受，后来看到操作 demo，才同意先跑简单流程。
二、小程序功能：谁在用，后台怎么处理
- 商品展示与选款。店员在后台按“拉杆箱、双肩包、通勤包、定制礼品”分类上传图片、尺寸、颜色和库存区间，客户用微信打开小程序就能按分类筛选，点收藏。以前客户要图，店员平均要翻几分钟相册；现在后台改价、下架都在一个页面，店员用手机也能改。
- 定制询价单。客户填写公司名、联系人、包型、数量、LOGO位置、期望交期，还能上传参考图。提交后，后台生成询价单，状态分为“待报价、已报价、已确认”。店员认领后跟进，老板能看到哪单还没报价。以前这些信息散在微信群，现在统一进后台，客户不用反复发同一张图。
- 订单进度查询。客户下单后，店员在后台录入“已下单、打样中、生产中、可提货”等节点。客户在小程序订单页查看，节点变化会触发订阅消息。以前客户打电话问“到哪了”，店员得去问工厂；现在先看后台，再回复具体节点。
- 员工开单与客户档案。店员在店里用手机选款、加客户信息、生成订单，后台同步。客户档案里记着公司名、上次采购、常用尺寸，老板回访时不用再翻Excel。这个功能不复杂，但店里用得多。
三、一次调整：询价表单从“大而全”改成“先提交再补”
第一版询价表单字段很多，除了包型、数量、LOGO位置，还要求填发票信息、付款方式、收货地址。测试时，店员反馈客户在店里站着填，字段太多会烦。团队和客户沟通后，把发票、付款方式移到报价后，由店员在后台补录；客户第一次只填必填项。调整后，客户提交更快，店员也能在后台继续完善。
项目由常州飞傲软件科技有限公司安排一对一跟进，本地可上门面谈，源码交付不锁死，后续加功能不用重新找团队。上线前，开发方给店员做了一次操作培训，把常见问题写成一张A4纸放在收银台。上线两个月，后台已经录了几十条询价单，具体订单量不算大，但找图、问进度、对定制信息这几件事，店里有了统一入口。老板说，以前客户问进度，三个人都要翻手机；现在直接让客户看小程序，谁接待都能回答。
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